Obowiązuje od: 12.04.2026 r.
§ 1. Postanowienia ogólne
- Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies i podobnych technologii w związku z korzystaniem z platformy internetowej dostępnej pod adresem e-kancelaria.app, dalej jako „Platforma”.
- Polityka prywatności ma charakter informacyjny i realizuje obowiązki informacyjne wynikające z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”).
- Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z Platformy jest Danaco Holding Group sp. z o.o. z siedzibą w Cieszynie, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000882447, NIP 5482734802, REGON 388115432, adres: ul. gen. J. Hallera 81, 43-400 Cieszyn, e-mail: support@e-kancelaria.app, dalej jako „Administrator”.
- W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: politykaprywatnosci@e-kancelaria.app.
- Jeżeli Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, kontakt z nim jest możliwy pod adresem: ido@e-kancelaria.app. Jeżeli Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, wszelka korespondencja dotycząca danych osobowych powinna być kierowana bezpośrednio do Administratora.
- Administrator dokłada należytej staranności w celu zapewnienia poufności, integralności, dostępności i rozliczalności przetwarzanych danych osobowych, z uwzględnieniem charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania oraz ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą.
§ 2. Zakres zastosowania Polityki
- Polityka prywatności ma zastosowanie do danych osobowych przetwarzanych w związku z:
- a) korzystaniem z Platformy;
- b) przesłaniem formularza kontaktowego lub formularza zgłoszenia sprawy;
- c) złożeniem Zamówienia;
- d) zawarciem i wykonaniem Umowy;
- e) przesyłaniem dokumentów, opisów spraw i innych materiałów;
- f) obsługą płatności;
- g) kontaktem e-mailowym lub telefonicznym;
- h) obsługą reklamacji, roszczeń i obroną przed roszczeniami;
- i) analizą ruchu na stronie, bezpieczeństwem i administrowaniem Platformą;
- j) prowadzeniem działań marketingowych, jeżeli użytkownik wyraził odpowiednią zgodę albo istnieje inna ważna podstawa prawna.
- Polityka prywatności obejmuje dane osób korzystających z Platformy, klientów, potencjalnych klientów, osób kontaktujących się z Administratorem, osób wskazanych w przekazywanych materiałach oraz innych osób, których dane mogą zostać zawarte w dokumentach lub korespondencji przesyłanej przez użytkownika.
- Użytkownik przekazujący Administratorowi dane osobowe innych osób powinien posiadać odpowiednią podstawę prawną do ich udostępnienia Administratorowi.
§ 3. Kategorie przetwarzanych danych
- Administrator może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:
- a) dane identyfikacyjne, w tym imię, nazwisko, firma, status przedsiębiorcy;
- b) dane kontaktowe, w tym adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny;
- c) dane rozliczeniowe, w tym dane niezbędne do wystawienia dokumentów księgowych;
- d) dane dotyczące Zamówienia, płatności, sposobu korzystania z Usług i historii współpracy;
- e) dane zawarte w formularzu opisu sprawy;
- f) dane zawarte w dokumentach wgrywanych przez użytkownika;
- g) dane techniczne i eksploatacyjne, w tym adres IP, identyfikatory internetowe, dane o urządzeniu, systemie operacyjnym, przeglądarce, logach systemowych i aktywności na Platformie;
- h) dane komunikacyjne związane z korespondencją prowadzoną z Administratorem.
- Zakres przetwarzanych danych zależy od celu ich przekazania oraz funkcjonalności, z których korzysta użytkownik.
- Administrator nie wymaga podawania większej ilości danych, niż jest to niezbędne do danego celu, jednak w praktyce zakres danych przekazanych przez użytkownika może być szerszy, jeżeli sam użytkownik zawrze je w opisie sprawy, dokumentach lub wiadomościach.
§ 4. Cele i podstawy prawne przetwarzania
- Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach:
- a) świadczenia usług drogą elektroniczną związanych z funkcjonowaniem Platformy — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO;
- b) podjęcia działań przed zawarciem Umowy, przyjęcia zgłoszenia, przygotowania Zamówienia i obsługi procesu zakupowego — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
- c) zawarcia i wykonania Umowy, w tym opracowania i dostarczenia treści cyfrowej — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
- d) realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności podatkowych, rachunkowych i związanych z rozpatrywaniem żądań osób, których dane dotyczą — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
- e) ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
- f) zapewnienia bezpieczeństwa Platformy, wykrywania nadużyć, prowadzenia logów, archiwizacji i administrowania środowiskiem IT — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
- g) kontaktu z użytkownikiem, odpowiedzi na wiadomości i obsługi reklamacji — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, zależnie od charakteru kontaktu;
- h) prowadzenia marketingu bezpośredniego własnych usług Administratora — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO albo na podstawie zgody, jeżeli jest ona wymagana;
- i) przesyłania informacji handlowych drogą elektroniczną lub wykorzystywania telekomunikacyjnych urządzeń końcowych dla celów marketingu — na podstawie zgody, jeżeli przepisy jej wymagają;
- j) analityki, statystyki i optymalizacji działania Platformy — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO albo zgody, jeżeli jest ona wymagana w związku z cookies lub podobnymi technologiami.
- Jeżeli w materiałach przekazywanych przez użytkownika pojawiają się dane szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO, Administrator przetwarza je wyłącznie w zakresie, w jakim jest to niezbędne do realizacji celu wynikającego z działań użytkownika i przy istnieniu odpowiedniej podstawy prawnej.
- Administrator nie zakłada, że użytkownik będzie przekazywał szczególne kategorie danych, dane o wyrokach skazujących lub inne dane szczególnie wrażliwe, chyba że jest to obiektywnie konieczne dla opisania sprawy. Użytkownik przekazuje takie dane na własną odpowiedzialność i powinien ograniczać ich zakres do minimum niezbędnego.
- Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, zgoda może zostać wycofana w dowolnym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
§ 5. Źródło danych
- Co do zasady Administrator pozyskuje dane osobowe bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą.
- Administrator może również otrzymywać dane pośrednio, w szczególności od użytkownika, który przekazuje dokumenty lub opis sprawy dotyczące innych osób, w tym stron postępowania, pełnomocników, świadków, kontrahentów, członków rodziny lub innych podmiotów powiązanych ze sprawą.
- W przypadku danych pozyskanych pośrednio zakres danych zależy od treści materiałów dostarczonych Administratorowi przez użytkownika.
§ 6. Dobrowolność podania danych
- Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, ale może być niezbędne do:
- a) korzystania z określonych funkcjonalności Platformy;
- b) kontaktu z Administratorem;
- c) złożenia Zamówienia;
- d) zawarcia i wykonania Umowy;
- e) otrzymania odpowiedzi na reklamację albo inne zgłoszenie.
- Niepodanie danych wymaganych w danym procesie może uniemożliwić wykonanie określonej czynności, w szczególności zawarcie Umowy, realizację Usługi, wystawienie dokumentu księgowego albo udzielenie odpowiedzi.
§ 7. Odbiorcy danych
- Dane osobowe mogą być ujawniane podmiotom współpracującym z Administratorem, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania, w szczególności:
- a) dostawcom hostingu, chmury i infrastruktury IT;
- b) dostawcom systemów poczty elektronicznej, komunikacji i przechowywania plików;
- c) dostawcom oprogramowania służącego do obsługi Platformy, analityki, bezpieczeństwa i administracji;
- d) operatorom płatności;
- e) biuru rachunkowemu, kancelarii prawnej, audytorom i doradcom;
- f) podmiotom świadczącym usługi archiwizacji, wsparcia technicznego lub obsługi klienta;
- g) organom publicznym i innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
- Co do zasady podmioty te działają jako:
- a) odrębni administratorzy — gdy samodzielnie określają cele i sposoby przetwarzania, jak np. operatorzy płatności w zakresie własnych obowiązków regulacyjnych; albo
- b) podmioty przetwarzające — gdy przetwarzają dane w imieniu Administratora na podstawie odpowiedniej umowy.
- Jeżeli płatności są obsługiwane przez Stripe, dane niezbędne do realizacji transakcji mogą być przekazywane temu operatorowi zgodnie z jego własnymi zasadami ochrony danych i statusem regulacyjnym.
- Administrator nie sprzedaje danych osobowych użytkowników.
§ 8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
- Dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, jeżeli jest to związane z korzystaniem przez Administratora z usług dostawców technologicznych lub infrastrukturalnych, w szczególności usług chmurowych, poczty elektronicznej, analityki albo operatorów płatności.
- W takim przypadku Administrator zapewnia, aby przekazanie odbywało się zgodnie z prawem, w szczególności na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej.
- Informację o konkretnych dostawcach, lokalizacji przetwarzania i stosowanych mechanizmach można uzyskać kontaktując się z Administratorem.
§ 9. Okres przechowywania danych
- Dane osobowe są przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane.
- Administrator może przechowywać dane w szczególności przez następujące okresy:
- a) dane związane z zawarciem i wykonaniem Umowy — przez czas trwania Umowy oraz przez okres niezbędny do rozliczeń, obsługi reklamacji i obrony przed roszczeniami;
- b) dane księgowe i podatkowe — przez okres wymagany przez przepisy prawa;
- c) dane przetwarzane dla celów marketingowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu — do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu;
- d) dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu jej wycofania, chyba że wcześniej odpadnie cel przetwarzania;
- e) dane techniczne, logi i dane bezpieczeństwa — przez okres uzasadniony potrzebami bezpieczeństwa, diagnostyki i rozliczalności.
- Administrator może przechowywać dane dłużej, jeżeli jest to konieczne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo wykonania obowiązków wynikających z prawa.
- Po upływie właściwego okresu dane są usuwane albo poddawane anonimizacji, chyba że dalsze przechowywanie jest dopuszczalne przez prawo.
§ 10. Prawa osób, których dane dotyczą
- Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa przewidziane w RODO, w szczególności:
- a) prawo dostępu do danych;
- b) prawo do sprostowania danych;
- c) prawo do usunięcia danych;
- d) prawo do ograniczenia przetwarzania;
- e) prawo do przenoszenia danych, jeżeli ma zastosowanie;
- f) prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora;
- g) prawo do wycofania zgody w każdym czasie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;
- h) prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Żądania dotyczące realizacji praw można kierować na adres: politykaprywatnosci@e-kancelaria.app.
- Administrator może odmówić realizacji żądania w przypadkach przewidzianych przez prawo, w szczególności gdy dalsze przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego, ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo gdy żądanie jest oczywiście nieuzasadnione lub nadmierne.
- W celu prawidłowej identyfikacji osoby składającej żądanie Administrator może poprosić o dodatkowe informacje.
§ 11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
- Co do zasady Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających w sposób wyłącznie zautomatyzowany.
- Jeżeli Administrator stosuje narzędzia analityczne, statystyczne, antyfraudowe lub marketingowe, mogą one opierać się na określonych segmentach zachowań użytkowników, jednak nie stanowią automatycznego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO, chyba że wyraźnie wskazano inaczej.
- Jeżeli w przyszłości Administrator wprowadzi procesy kwalifikowane jako profilowanie lub zautomatyzowane podejmowanie decyzji w rozumieniu RODO, Polityka prywatności zostanie odpowiednio zaktualizowana.
§ 12. Bezpieczeństwo danych
- Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed ich utratą, zniszczeniem, ujawnieniem, nieuprawnionym dostępem, zmianą lub innym bezprawnym przetwarzaniem.
- Środki bezpieczeństwa są dobierane z uwzględnieniem ryzyka, rodzaju danych, charakteru świadczonych usług oraz stanu wiedzy technicznej.
- Administrator zastrzega, że korzystanie z Internetu i usług elektronicznych zawsze wiąże się z ryzykiem charakterystycznym dla transmisji danych, którego nie da się całkowicie wyeliminować.
§ 13. Cookies i podobne technologie
- Platforma wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie, w szczególności dla zapewnienia prawidłowego działania serwisu, utrzymania sesji, bezpieczeństwa, zapamiętywania ustawień użytkownika, analityki, statystyki oraz — jeżeli ma to zastosowanie — marketingu.
- Pliki cookies mogą być:
- a) niezbędne — konieczne do prawidłowego funkcjonowania Platformy;
- b) funkcjonalne — pozwalające zapamiętać preferencje użytkownika;
- c) analityczne lub statystyczne — służące do badania ruchu i ulepszania Platformy;
- d) marketingowe — wykorzystywane do dopasowania treści marketingowych, jeżeli są stosowane.
- Zakres wykorzystywanych cookies, czas ich działania oraz podmioty trzecie, które mogą uzyskiwać do nich dostęp, zależą od aktualnej konfiguracji Platformy i narzędzi zewnętrznych wdrożonych przez Administratora.
- Cookies niezbędne mogą być stosowane bez odrębnej zgody, jeżeli są konieczne do świadczenia usługi społeczeństwa informacyjnego żądanej przez użytkownika.
- Cookies analityczne, statystyczne, preferencyjne lub marketingowe, które nie są niezbędne, powinny być wykorzystywane po uzyskaniu odpowiedniej zgody użytkownika, jeżeli przepisy tego wymagają.
- Użytkownik może zarządzać cookies za pomocą ustawień przeglądarki oraz za pomocą mechanizmu zarządzania zgodami dostępnego na Platformie, o ile został wdrożony.
- Ograniczenie stosowania cookies może wpływać na niektóre funkcjonalności Platformy.
- Administrator rekomenduje wdrożenie banera zgód cookies z możliwością granularnego wyboru kategorii plików, jeżeli Platforma używa cookies innych niż niezbędne.
§ 14. Narzędzia zewnętrzne i integracje
- Platforma może wykorzystywać rozwiązania dostarczane przez podmioty trzecie, w szczególności:
- a) operatora płatności;
- b) dostawcę hostingu lub chmury;
- c) dostawcę poczty elektronicznej;
- d) narzędzia analityczne;
- e) narzędzia bezpieczeństwa;
- f) narzędzia do obsługi formularzy, plików lub komunikacji.
- Zakres danych przekazywanych tym podmiotom zależy od rzeczywistej architektury Platformy.
- Administrator korzysta w szczególności z następujących narzędzi:
- a) Stripe — obsługa płatności;
- b) Cloudflare — bezpieczeństwo, CDN i ochrona anty-DDoS.
- Jeżeli na Platformie osadzane są treści lub skrypty podmiotów trzecich, użytkownik powinien liczyć się z tym, że podmioty te mogą otrzymywać określone dane techniczne, w tym adres IP, informacje o przeglądarce lub aktywności w serwisie.
§ 15. Dane zawarte w dokumentach i opisach spraw
- Użytkownik może przekazywać Administratorowi dokumenty i opisy spraw zawierające dane osobowe własne oraz dane osób trzecich.
- Administrator przetwarza takie dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celu, dla którego zostały przekazane, w szczególności do obsługi zgłoszenia, wykonania Umowy, kontaktu z użytkownikiem, rozliczeń, reklamacji oraz obrony przed roszczeniami.
- Administrator nie ponosi odpowiedzialności za przekazanie mu przez użytkownika danych osobowych osób trzecich bez odpowiedniej podstawy prawnej.
- Użytkownik powinien ograniczać zakres przekazywanych danych do minimum niezbędnego i nie przekazywać danych nadmiarowych.
- Jeżeli dokumenty zawierają dane szczególnych kategorii, informacje objęte tajemnicą zawodową, informacje o skazaniach, dane małoletnich albo inne dane szczególnie wrażliwe, użytkownik powinien rozważyć ich częściową anonimizację, o ile nie uniemożliwi to realizacji celu.
§ 16. Dane dzieci
- Platforma nie jest kierowana do dzieci.
- Administrator nie zamierza świadomie zbierać danych osobowych dzieci, chyba że wynika to pośrednio z dokumentów przekazanych przez użytkownika w związku ze zgłoszoną sprawą.
- Jeżeli okaże się, że dane dziecka zostały przekazane Administratorowi bez właściwej podstawy, Administrator może podjąć działania zmierzające do ograniczenia przetwarzania albo usunięcia danych, o ile będzie to prawnie i faktycznie możliwe.
§ 17. Zmiany Polityki prywatności
- Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności w szczególności w przypadku:
- a) zmiany przepisów prawa;
- b) zmiany funkcjonalności Platformy;
- c) zmiany zakresu świadczonych usług;
- d) wdrożenia nowych narzędzi technologicznych;
- e) konieczności doprecyzowania zasad przetwarzania danych.
- Nowa wersja Polityki prywatności jest publikowana na Platformie wraz z datą wejścia w życie.
- Do danych przetwarzanych na podstawie zgody zastosowanie mają zasady obowiązujące w chwili jej wyrażenia, chyba że zmiana Polityki jest korzystniejsza dla osoby, której dane dotyczą albo wynika z obowiązujących przepisów prawa.
§ 18. Postanowienia końcowe
- W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką prywatności zastosowanie mają przepisy RODO oraz inne właściwe przepisy prawa polskiego i unijnego.
- Jeżeli którekolwiek z postanowień Polityki prywatności okaże się nieważne lub bezskuteczne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień.
- Polityka prywatności ma charakter informacyjny i nie ogranicza praw osób, których dane dotyczą, wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.